Cari Blog Ini

Rabu, 30 Maret 2011

PERAN MANAJEMEN PORTFOLIO I.T. DALAM MENENTUKAN STRATEGI INVESTASI I.T. AGAR SELARAS DENGAN STRATEGI DAN TUJUAN BISNIS KORPORAT

PERAN MANAJEMEN PORTFOLIO I.T. DALAM MENENTUKAN STRATEGI INVESTASI I.T. AGAR SELARAS DENGAN STRATEGI DAN TUJUAN BISNIS KORPORAT


Edy Jayani
Graduate Program in Information System Management BINUS, NIM: 0832200121, email: edyjayani@cni.co.id



Abstract:
Perubahan di bidang IT akan senantiasa meningkatkan kecepatan kerja dan memberikan dampak, banyak perusahaan tetap mengurangi atau mempertahankan tingkat belanja IT mereka di ambang yang mereka miliki saat ini. Para CIO dan manajemen di bidang IT sekarang dituntut untuk menyatakan nilai bisnis dari IT, IT dapat memiliki dampak yang signifikan terhadap kualitas layanan dan solusi dan kinerja dari perusahaan. Investasi IT yang dikelola secara efisien dan efektif dan mampu memenuhi tuntutan misi dan bisnis yang mana dapat menciptakan sumber penghasil nilai-pendapatan yang baru, membentuk keunggulan daya saing yang penting, meningkatkan produktivitas dan kinerja, serta mengurangi biaya-biaya. Secara sama pula investasi IT yang dilelola secara buruk bisa menyeret perusahaan tempat ia berada ke dasar jurang. Manajemen portfolio IT adalah sebuah alat yang dapat membantu perusahaan selama masa perkembangannya yang pesat maupun saat iklim ekonomi sedang tidak bersahabat. Manajemen portfolio mendukung perbaikan yang disiplin dan mengacu pada konsistensi, keterulangan, dan akuntabilitas. Akan tetapi tantangan utama bagi perusahaan selama periode perkembangannya atau kelesuannya ialah bagaimana caranya menyelaraskan dengan tujuan strategis korporat dan menciptakan kerangka kerja untuk mengukur, menyeimbangkan, memprioritaskan, memilih, dan secara fleksibel mengubah komposisi investasi IT dan aset IT.


Keywords: Investasi IT, Strategi bisnis, Portfolio IT, Nilai bisnis dari IT, Aset IT




Di awal era 2000-an kita pernah menyaksikan pelonjakan belanja IT secara besar-besaran. Hal itu disebabkan banyaknya implementasi ERP secara besar-besaran, isu Y2K, dan munculnya perusahaan-perusahaan dot com pada jaman itu. Untuk saat ini kita bisa mengatakan bahwa era tersebut telah usai. Di masa sekarang ini perusahaan-perusahaan menghadapi rintangan-rintangan baru berupa:

• Ketidakpastian yang meningkat.
• Kehadiran pesaing dengan penawaran yang menggiurkan.
• Pembelanjaan yang lebih ketat.
• Teknologi baru.
• Berubahnya tuntutan kustomer dan meningginya tingkat personalisasi dari produk.
• Pricing, servis yang beragam.
• Peraturan pemerintah, hukum dan standar keamanan.
• Biaya produksi yang semakin meningkat.

Sementara banyak dari tantangan-tantangan di atas berasal dari eksternal perusahaan, secara internal perusahaan-perusahaan menghadapi:

• Bagaimana cara mendefinisikan dan mengkomunikasikan strategi bisnis secara jelas.
• Kompleksitas/kerumitan yang dialami saat menghadirkan perubahan dan inovasi baru.
• Mengidentifikasi dan mengelola investasi di sejumlah divisi dan unit bisnis,
• Pemilihan fokus terhadap produk atau servis
• Partner dalam value chain.
• Hubungan dengan vendor/penyedia.
• Pengurangan biaya-biaya.
• Peningkatan respons.
• Peningkatan efisiensi.

Meskipun perubahan di bidang IT akan senantiasa meningkatkan kecepatan kerja dan memberikan dampak, banyak perusahaan tetap mengurangi atau mempertahankan tingkat belanja IT mereka di ambang yang mereka miliki saat ini. Para CIO dan manajemen di bidang IT sekarang dituntut untuk menyatakan nilai bisnis dari IT. Kapabilitas yang penting dalam mendukung nilai bisnis dari IT antara lain:

• Penentuan prioritas dan keselarasan dengan visi korporat.
• Investasi yang setimbang antar unit-unit bisnis.
• Biaya yang cocok dan mekanisme pengendalian resiko
• Proses pembuatan keputusan yang rasional
• Fleksibilitas dalam menelaah dan menyeimbangkan prioritas di dalam lingkungan yang sangat dinamis
• Keinginan untuk memenuhi standar dan kebutuhan yang ditetapkan oleh peraturan/regulasi.

Guna mencapai pertumbuhan dan meraih nilai bisnis di iklim bisnis yang sangat menantang saat ini menyebabkan banyak perusahaan memfokuskan diri mereka kepada kemampuan inti mereka. Memfokuskan diri pada keunggulan inti berarti mengembangkan keselarasan yang lebih erat antara bisnis dengan IT, di mana IT akan merepresentasikan suatu persentase dari budget perusahaan dan secara cepat akan berkembang menjadi aset strategis yang bernilai bagi perusahaan. Ada riset yang menyatakan bahwa persentase budget IT berkisar antara 1.5% sampai dengan 7% dari total pendapatan, dan belanja IT bisa saja sebesar 70% dari total pembelanjaan yang dilakukan banyak perusahaan.


FOKUS PADA INVESTASI
IT dapat memiliki dampak yang signifikan terhadap kualitas layanan dan solusi dan kinerja dari perusahaan. Investasi IT yang dikelola secara efisien dan efektif dan mampu memenuhi tuntutan misi dan bisnis yang mana dapat menciptakan sumber penghasil nilai-pendapatan yang baru, membentuk keunggulan daya saing yang penting, meningkatkan produktivitas dan kinerja, serta mengurangi biaya-biaya. Secara sama pula investasi IT yang dilelola secara buruk bisa menyeret perusahaan tempat ia berada ke dasar jurang.

Investasi IT menampilkan lubang yang besar di dalam perusahaan-perusahaan. Lubang yang dimaksud ialah pengeluaran yang besar dan terus bertambah, tetapi pengukuran kinerja, displin proses dan manajemennya masih dirasakan belum memadai. Banyak perusahaan secara agresif memeriksa kembali jumlah yang mereka kucurkan untuk investasi IT untuk tujuan pengurangan biaya, pencapaian besaran ekonomi skala, dan mendorong para pemegang saham untuk mendapatkan sesuatu yang lebih dengan pengeluaran yang berkurang. Fokus utama pada investasi IT berkisar pada proyek dan prioritas jangka pendek dengan keuntungan yang bisa dinikmati dalam jangka waktu yang relatif cepat, dikuti penundaan bahkan penghentian proyek-proyek berjangka waktu panjang yang bersifat strategis.

Seiringan dengan pemotongan belanja IT dan fokus jangka pendek, manajemen di dalam perusahaan menuntut peningkatan produktivitas di IT, melebarkan peran IT yang tadinya berfokus poada internal saja menjadi berhadapan dengan kustomer, yang mana membuat IT menjadi relevan dengan strategi bisnis yang dimiliki sementara sumber dayanya dikurangi. Kustomer sekarang menuntut adanya solusi yang real time, cepat, dan terkustomisasi. Kompetitor di lain pihak juga memaksa perusahaan agar terus bisa berinovasi guna mempertahankan posisinya di pasar. Selain itu darti pihak regulator juga menuntut adanya level akuntabilitas yang baru dan adanya rekam jejak dari perilaku perusahasaan(mis: Akta Sarbanes-Oxley), yang mana mengharuskan perusahaan harus memenuhi level baru dari regulasi tersebut.

Perusahaan juga melakukan hal-hal berikut guna melewati era yang penuh tantangan ini:

• Mensimplifikasi, migrasi, mempensiunkan dan mengkonsolidiasikan legacy system untuk mengurangi biaya operasi dan biaya perawatan, dan meningkatkan fleksibilitas dan kegesitan.
• Standarisasi , merekayasa ulang, dan menggunakan teknlogi yang ada secara komersil di pasaran dan menggunakan standar terbuka dalam pengembangan produk baru guna memotong waktu untuk tiba di pasar serta menghindari penggunaan yang mahal dari teknologi-teknologi yang dikhususkan.
• Mengeksternalisasikan proses dengan cara ourtsourcing serta berbagai layanan, mengakibatkan penurunan biaya dan fokus ke keterampilan utama.

Manajemen portfolio IT adalah sebuah alat yang dapat membantu perusahaan selama masa perkembangannya yang pesat maupun saat iklim ekonomi sedang tidak bersahabat. Manajemen portfolio mendukung perbaikan yang disiplin dan mengacu pada konsistensi, keterulangan, dan akuntabilitas. Akan tetapi tantangan utama bagi perusahaan selama periode perkembangannya atau kelesuannya ialah bagaimana caranya menyelaraskan dengan tujuan strategis korporat dan menciptakan kerangka kerja untuk mengukur, menyeimbangkan, memprioritaskan, memilih, dan secara fleksibel mengubah komposisi investasi IT dan aset IT. Banyak perusahaan mengalami ‘pendarahan’ dalam belanja IT nya karena:

• Ada proyek-proyek yang dianak-emaskan
• Keraguan untuk menghentikan proyek dan/atau mempensiunkan aset
• Terlalu banyak proyek yang aktif
• Cara pandang yang skeptis terhadap teknologi baru
• Kurangnya katalog yang detil, tidak adanya cara pandang yang terorganisir dan teraggregasi untuk melihat aset kritikal vs aset immaterial
• Terlalu memandang remeh TCO
• Governance yang tidak memadai
• Proses manajemen program yang sifatnya ad hoc
Situasi ini tercermin dalam hasil survei yang menggarisbawahi kekurangan dari kebanyakan perusahaan dalam menggapai nilai optimal dalam resiko yang bisa diterima untuk investasi IT mereka:

• 84% perusahaan tidak menjalankan kasus bisnis untuk proyek IT mereka atau hanya melakukannya pada beberapa proyek pilihan.
• 83% perusahaan tidak mampu untuk menyetel dan menselaraskan budget mereka dengan kebutuhan bisnis lebih dari sekali dalam setahun.
• 67% dari organiasi IT tidak siap untuk pasar. Benchmarking jarang dilakukan, kurang dari sekali dalam setahun.
• 89% perusahaan terbang dalam kegelapan, tanpa adanya metrik kecuali di area finansial
• 57% perusahaan merasa mereka sedang menyeimbangkan tekanan antara pengurangan biaya dan efektivitas IT
Banyak perusahaan mempertahankan sekumpulan IT proyek yang sebenanya tidak mampu didukung oleh budget mereka. Ironisnya banyak IT manajer tidak menyadari:

• Tipe dari ide dan konsep yang sedang dikerjakan dalam riset dan pengembangan
• Berapa jumlah proyek IT yang sedang dalam fase pengembangan dan keselarasan mereka dengan artahan strategis di masa depan
• Jumlah sumber daya yang dilaokasikan, atau resiko yang berkaitan dengan setiap investasi IT
• Alasan mengapa investasi IT dimulai atau kriteria untuk menyetujui suatu investasi IT
Sebagai tambahan, informasi yang menyangkut ukuran dan besaran dari budget operasional dan perawatan (dalam persentase dari belanja IT), dan bagaimana alokasi dana ini ditempatkan di legacy system vs sistem baru, biasanya tidak ada. Menyembunyikan biaya IT ke dalam proyek yang dianak-emaskan, dinamika politik perusahaan yang kadang bisa melampaui tujuan strategis, dan implementasi dan pelaksanaan dari sistem yang buruk sangat mudah ditemukan dan umum dilakukan. Selain itu, hal yang merugikan lainnya ialah biasanya perusahaan tidak memiliki disiplin untuk mengukur kinerja secara kontinu. Untuk lebih memperumit keadaan, biasanya akuntabilitas terhadap asumsi-asumsi awal dari investasi IT tidak bisa dilacak. Hal ini terjadi karena peran, tanggungjawab dan kepemilikian tidak didefinisikan dengan jelas. Di sini kita bisa menemukan dunia manajemen konfigurasi, manajemen perubahan, manajemen transisi, dan proses governance di tingkat kematangan yang paling rendah. Hampir tidak ada kemungkinan untuk bisa mengatur sumber daya IT secara efektif dan efisien, mengidentifikasikan siapa yang bertanggungjawab, dan metrik-metrik yang relevan.

Kekurangan dan ketidaktersambungan yang dibahas sebelumnya termanifestasikan dalam bentuk:

• 72% proyek IT terlambat, melampaui budget, kurang dalam fungsionalitasnya, atau bahkan tidak pernah selesai.
• Dari 28% proyek yang ‘berhasil’, 45% melampaui budget dan 68% membutuhkan waktu yang lebih lama dari yang direncanakan.
• 50% manajer mengatakan bahwa mereka sebenarnya bisa menyelesaikan sesuatu dengan 50% dari biaya yang dikeluarkan.
• Hanya 52% proyek-proyek yang mengghadirkan nilai strategis yang nyata.

Menurut Project Management Institute, perusahaan–perusahaan di Amerika Utara menghabiskan lebih dari $1 trilyun dalam pelaksanaan proyek IT dan mengeluarkan hampir $300 milyar untuk keterlambatan, lebih budget, atau implementasi yang gagal di tahun 1999-2001(berdasarkan riser dari Project Management Institute, www.pmi.org. Fokus, arahan dan mekanisme kontrol bukan menjadi keunggulan utama dari banyak perusahaan. Gambaran ini sebenarnya mengkhawatirkan karena proyek-proyek yang sedang/hendak diadakan sebuah perusahaan harusnya melambangkan mesin pertumbuhan, modernisasi dan transformasi. Proyek dan inisiatif-inisiatif lainnya biasanya mengambil porsi 25% dari total budget IT (sisanya dialokasikan di aset-aset yang berupa aplikasi yang ada, infrastruktur, orang, proses, dan lainnya).

Seiring perkembangan jaman, budget IT juga terus mengambil porsi yang semakin besar dari keseluruhan budget perusahaan. Fungsi kritikal IT terhadap operasi bisnis dan biaya/kerugian yang besar jika terjadi downtime akan memiliki dampak sampai ke tingkat yang paling dasar. Tuntutan kustomer akan semakin meningkat seiring waktu, dan perusahan pun akan terus mengembangkan operasi mereka. Sangat bisa dimaklumi jika perusahaan memfokuskan diri mereka ke efisiensi di sisi permintaan dan menyediakan kualitas, integritas, layanan yang tidak bisa diragukan serta inovasi yang berkelanjutan. Sebagai hasilnya, banyak perusahaan mengubah biaya tetap IT menjadi biaya tidak tetap IT melalui mekanisme seperti outsourcing. Hal ini memung-kinkan perusahaan untuk berfokus kepada nilai utama mereka. erisi uraian tentang latar belakang perusahaan dan ruang lingkup bisnis dari perusahaan yang dijadikan objek penelitian.

SIKLUS HIDUP IT
Dalam lingkup operasional IT, tidak ada satu titik tunggal dimana kegagalan bisa terjadi. Pada siklus hidup IT, banyak titik di mana kegagalan bisa terjadi, baik itu dari perencanaan, pelaksanaan, penyelarasan dari proyek dan inisiatif. Kita mengenal siklus hidup IT dalam 3 fase: IT discovery phase, IT project phase, dan IT asset phase

IT Discovery Phase
Seringkali disebut sebagai bagian awal yang samar-samar, IT discovery phase mengambil tempat saat pengkonsepan dan ide –ide muncul dari riset-riset sederhana. Fase ini akan mematangkan investasi IT yang bersifat jangka panjang, lebih beresiko, dan yang lebih memiliki ketidakpastian bila dibandingkan dengan 2 fase berikutnya. Fase ini bisa digunakan perusahaan sebagai lokomotif perubahan dan pngembangan bisnis. Investasi di fase ini diinventarisir, diperiksa, diseimbangkan, dioptimalkan, dan dimasukkan ke dalam pilih ke dalam IT discovery portfolio.

IT Project Phase
Seringkali disebut sebagai pengembangan produk baru, fase ini ditata dengan serangkaian tahap-tahap dan gerbang-gerbang dalam mengelola siklus hidup proyek-proyek. Investasi di fase ini diantaranya bisa meliputi investasi yang dilakukan untuk memenuhi persyaratan wajib (regulasi, keamanan, standar industri). Investasi di fase ini diinventarisir, diperiksa, diseimbangkan, dioptimalkan, dan dimasukkan ke dalam pilih ke dalam IT project portfolio.

IT Asset Phase
Fase ini menjelaskan porsi dari siklus hidup IT yang sekarang ada dalam lingkup operasi dan perawatan. Fase ini mengawasi dan mengevaluasi infrastruktur, software, SDM, proses, data dan informasi yang ada saat ini. Investasi di fase ini digunakan untuk menjalankan bisnis. Investasi di fase ini diinventarisir, diperiksa, diseimbangkan, dioptimalkan, dan dimasukkan ke dalam pilih ke dalam IT asset portfolio.


MANAJEMEN PORTFOLIO IT
Ada elemen-elemen dari manajemen portfolio IT yang serupa yang ada di tiap perusahaan. Mereka semua memiliki tujuan yang sama: memaksimalkan nilai (tangible dan intangible) sementara juga mengelola resiko dan biaya. Kebanyakan perusahaan menggunakan model finansial yang sederhana dan singkat untuk membuat keputusan investasi. Untuk perusahaan seperti ini, Kerangka kerja manajemen portfolio IT belumlah lengkap; ada kriteria kunci yang hilang, tidak dijalankan secara seragam, tidak diaplikasikan ke semua organisasi maupun ke segenap siklus hidup dari sebuah investasi IT. Kerangka kerja ini mengandung informasi mengenai portfolio masing-masing dan investasi yang membentuk portfolio tersebut sembari menggarisbawahi aspek positif dan negatif dari investasi IT tersebut. Analisa terhadap portfolio IT akan mengidentifikasikan area-area yang membutuhkan pengembangan, celah-celah pada kebutuhan dan arsitektur, ketidakselarasan dengan tujuan strategis, area yang terlalu dilayani dan area yang kurang dilayani, dan lainnya. Ada 3 area dari manajemen portfolio IT:

• Proses dan kerangka kerja untuk merencanakan, membuat, memeriksa, menyeimbangklan dan mengkomunikasikan pelaksanaan dari portfolio IT. Untuk perusahaan yang sudah baik menjalankannya, proses-proses ini memiliki standar serta konsisten, dan bisa dilihat di seluruh lingkup perusahaan
• Perangkat yang menganalisa informasi dan data, seperti nilai, biaya, resiko, benefit, kebutuhan, arsitektur, dan keselarasan terhadap tujuan strategis dan bisnis. Informasi dan data diturunkan dari tujuan strategis, rencana strategis, dan tujuan bisnis dan strategis. Informasi dan data bersifat dinamis. Pembobotan dan penilaian dilakukan terhadap data dan informasi untuk membuat prioritas dan peringkat investasi. Analisa what-if bisa saja dilakukan, dimana hal ini akan berdampak terhadap peringkat dan prioritas dari investasi IT.
• Sebuah taksonomi governance dan bisnis yang umum yang mengkomunikasikan sekaligus mendefiniskan prinsip, kebijakan, arahan, kriteria, akuntabilitas, kewenangan otoritas untuk pembuatan keputusan, dan mekanisme kontrol5

Ada delapan tahap dalam penyusunan portfolio IT:

1. Mengembangkan game plan dari manajemen portfolio IT
2. Perencanaan portfolio IT
3. Membuat portfolio IT
4. Memeriksa portfolio IT
5. Menyeimbangkan portfolio IT
6. Mengkomunikasikan portfolio IT
7. Mengembangkan dan menyempurnakan organisasi portfolio IT dan governancenya
8. Memeriksa pelaksanaan dari proses manajemen portfolio IT

Pada tahap pertama, tahap game plan, kita menentukan tujuan dari manajemen portfolio IT dan memeriksa point-point penting untuk menghadirkan area-area yang paling mudah untuk dikenali.

Pada tahap kedua, yaitu perencanaan, akan menggunakan strategi yang telah dicanangkan di tahap pertama. Tahap ini menyediakan fondasi untuk merencanakan strategi investasi dan struktur portfolio/subportfolio.

Pada tahap ketiga, membuat portfolio, kita membuat inventarisir dari investasi IT yang signifikan, baik yang ada sekarang maupun yang masih dalam perencanaan. Setiap investasi IT yang potensial dicatat dalam suatu kasus bisnis yang standar.

Pada tahap keempat, portfolio diukur terhadap target yang dicanangkan. Pengawasan kondisi internal dan eksternal dikakukan untukmengetahui hal-hal yang dapat menjadi pemicu.

Tahap kelima, penyeimbangan, kita mengidentifikasikan opsi-opsi pengaturan den menentukan trade-off di portfolio. Disini batasan-batasan, variabel dan parameter lainnya dari portfolio diatur kembali agar alokasi dari investasi yang dilakukan bisa seimbang sesuai dengan kebutuhan.

Tahap keenam menciptakan pendekatan yang konsisten untuk menghadirkan kepedulian terhadap portfolio, tujuan, status, dan hal-hal yang perlu dirubah.

Tahap ketujuh, mengidentifikasikan peran, tanggung jawab, dan proses dalam melakukan governance terhadap proses manajemen portfolio

Tahap terakhir mengevakluasi eksekusi dari program dan kinerja portfolio terhadap tujuan-tujuan yang didefinisikan dalam game plan.

Sebuah perencanaan portfolio IT akan menyebabkan perusahaan memikirkan implikasi secara keseluruhan di perusahaan dari setiapa investasi IT yang mereka lakukan. Riset menunjukkan jika perusahaan menerapklan pendekatan portfolio IT, maka pengeluaran IT mereka akan turun sekitar 15% sampai 20%, tanpa adanya dampak negatif yang signifikan yang menyertai. Dan studi juga menunjukkan perusahaan-perusahan yang menerapkan portfolio IT dengan baik cenderung merupakan pemimpin di industri mereka.

Beberapa Pendekatan Untuk Portfolio IT dan SubPortfolio IT
Portfolio IT didefinisikan dengan menggunakan 2 pendekatan. Pendekatan taktis secara bottom-up memunculkan aset-aset IT dan proyek-proyek IT yang ada dalam daftar antrian untuk menentukan komposisi dari portfolio. Pendekatan strategis secara top-down menguraikan tujuan strategis dari korporat ke tujuan strategis dan bisnis dari IT plan, yang mana tercantum di dalamnya prioritas, pewaktuan, dan metrik yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang dimaksud dari perusahaan.

Keputusan-keputusan yang mana dapat mempengaruhi alokasi dana dan sumber daya ke kategori-kategoti portfolio IT dibentuk berdasarkan pendekatan top-down,. Dengan menggunakan dua pendekatan, yaitu top-down dan bottom-up sekaligus meruopakan praktek terbaik yang bisa dilakukan. Tanpa memandang pendekatan yang digunakan, manajemen portfolio IT adalah elemen penting dari IT plan, dan biasanya dikelola oleh CIO. Manajemen portfolio IT seperti pada Gambar 1 pada lampiran menyediakan suatu analisa dan kerangka kerja untuk pembuatan keputusan antara karyawan, kustomer, partner, suplier, dan distributor. Hal ini perlu didukung oleh beberapa keterampilan-keterampilan kunci, dan merupakan aggregasi dari tiga subportfolio yang menyediakan perspektif resiko-vs-nilai secara utuh menyeluruh:

1. IT discovery portfolio: terdiri atas investasi yang bersifat jangka panjang
2. IT project portfolio: terdiri atas investasi jangka pendek ke jangka menengah
3. IT asset portfolio: terdiri atas investasi IT yang ada sekarang.

IT Discovery Portfolio
IT discovery portfolio adalah suatu kerangka kerja yang digunakan di bagian awal dari siklus hidup IT. Pada fase discovery, investasi diklasifikasikan sebagai konsep atau ide, yang mana hal ini menyebabkan nilai, biaya, keuntungan, dan resiko agak sulit untuk dikuantifikasikan. IT discovery portfolio menyelaraskan, membuat prioritas dan menyeimbangkan teknologi-teknologi baru, yang mana akan membentuk pemampu strategis dan transformasi strategis. IT discovery portfolio hanya bisa berfungsi secara optimal ketika IT dan bisnis memiliki hubungan fungsional yang baik, di mana ada riset yang menyatakan hanya terjadi di 2% dari perusahaan-perusahaan yang ada.

Banyak perusahaan sekarang menyadari bahwa merger dan akuisisi, ekspansi secara geografis, peningkatan pengembangan bisnis, atau usaha-usaha pengurangan biaya tidak akan menciptakan perumbuhan yang konsisten dan terus menerus. Seiring dengan semakin langkanya sumber-sumber daya, maka penemuan dan riset menjadi lebih bersifat pertanggungjawaban dan berorientasi terhadap kinerja. Dua hal ini terkait erat dengan kepentingan untuk menghadirkan elemen-elemen bisnis dan elemen-elemen tujuan strategis, menelurkan hasil yang terukur dan bertarget yang dapat meningkatkan nilai dan pertumbuhan, yang mana konsisten dengan maksud-maksud dari strategi yang ada.

Tidak seperti pertengahan abad 20 dimana penemuan dan riset dapat makan waktu satu dekade atau lebih jika ditilik dari ide awalnya hingga komersialisasinya, mayoritas perusahaan yang ada pada sekarang ini tidak dapat menghabiskan sumber daya yang besar untuk waktu yang sedemikian lama. IT discovery portfolio menyediakan kerangka kerja untuk memastikan investasi yang akan dilakukan bisa selaras dengan hasil yang ingin diraih.

IT Project Portfolio
IT project portfolio mendapatkan input dan arahan dari rencana strategis korporat, permintaan eksternal maupun internal, discovery portfolio, dan IT asset portfolio. IT project dievaluasi berdasarkan input dan asumsi yang ada dalam kasus-kasus bisnis. Kasus–kasus bisnis menceritakan detil-detil dari keselerasan terhadap tujuan strategis dan tujuan bisnis, penelaahan dari kebutuhan dari para stakeholder penting, ketergantungan yang kritis dan batasan-batasan yang ada, resiko, nilai, biaya, benefit, dan keinginan untuk memenuhi tuntutan regulasi. IT project bersifat intangible karena mereka belum bisa membuktikan keberhasilan misi mereka maupun nilai bisnisnya. Tetapi investasi di IT project menjadi bagian yang menentukan dalam pelaksanaan strategi-yaitu sebagai kendaraan untuk melakukan perubahan yang bersifat kritikal terhadap keberlangsungan hidup perusahaan. Kegagalan dalam mengelola proyek-proyek secara berulang-ulang dapat menengggelamkan perusahaan.

IT project portfolio berfokus pada semua proyek di dalam pengembangan di seluruh lingkup perusahaan dan mengkonsolidasikan satu pandangan terhadap resiko dan nilai secara keseluruhan. Hal ini menjadi suatu mekanisme pagar untuk menjamin proyek selaras dengan maksud-maksud strategis, asumsi di kasus bisnis tetap diikuti, dan keputusan dibuat berdasarkan data yang akurat dan tepat waktu.
Manajemen portfolio IT bergantung pada keahlian di proyek, program, dan pengelolaan program perusahaan:

• Manajemen Proyek berfokus pada satu eksekusi proyek yang biasanya mendukung tujuan bisnis (mis: mengupgrade server jaringan, menginstalasi sistem operasi desktop). Manajemen proyek sangat mementingkan alur waktu proyek, budget, tugas-tugas, dan hasil-hasil yang bisa disampaikan. Koordinasi yang rapat dengan orang–orang (karyawan, kustomer, suplier, regulator, dan lainnya) sangat berperan penting dalam mengelola portfolio jenis ini
• Manajemen program berfokus pada koordinasi dari beberapa proyek-proyek yang bertautan yang biasanya bertujuan untuk mendukung satu misi/tema tertentu dari bisnis (mis: CRM, SCM). Pengelolaan program sangat mementingkan pengiriman hasil-hasil proyek secara sinkron, pengelolaan terhadap sifat saling-tergantung antar proyek, pengunaan bersama sumber daya (mis: orang, waktu, uang), isi-isu dan manajemen resiko, dan pengontrolan budget untuk mencapai kesuksesan program.
• Pengelolaan program perusahaan adalah suatu pandangan menyeluruh akan koordinasi dan manajemen dari semua program/proyek yang berlangung di suatu perusahaan. Pengelolaan program perusahaan sangat mementingkan integrasi dari perencanaan, strategi, sumber daya, dan manajemen arsitektur untuk mencapai nilai yang terbaik yang bisa diperoleh perusahaan. Hal ini meliputi manajemen nilai, manajemen proses, dan manajemen sumber daya manusia. Bagian Pengelolaan program perusahaan sangat berperan penting dalam pengelolaan portfolio IT, untuk menjamin agar proyek dan program selaras dengan arahan bisnis. Bagian ini menyediakan kerangka kerja pengelolaan untuk meningkatkan kinerja proyek melalui pendekatan manajemen yang konsisten dan pengetahuan akan proses.

Suatu IT project portfolio yang dijalankan secara efisien akan meningkatkan tingkat kesuksesan proyek. IT project portfolio tentunya tidak akan bisa membuat suatu perusahaan mencapai tingkat ke-suksesan proyek sampai 100%, tetapi akan meningkatkan rekam jejak keberhasilan dari investasi proyek perusahaan.

IT Asset Portfolio
Sebuah aset IT didefinisikan sebagai apapun yang beroperasi di bawah domain IT (mis: hardware, software, data dan informasi, orang, dan proses). IT asset portfolio menyediakan kerangka kerja untuk mengkatalogkan dan terus menerus mengawasi keselarasan bisnis, nilai, resiko, biaya, benefit, dan kesetimbangan yang berhubungan dengan infrastruktur, software, pengelolaan SDM, proses-proses, data dan informasi. Ia bisa memperlihatkan pengeluaran yang terbesar untuk organisasi IT.

Aplikasi-aplikasi, yang biasanya merupakan salah satu subportfolio yang cukup besar di IT asset portfolio, dikategorikan berdasarkan kondisi teknisnya (mis: arsitektur, adaptabilitas, stabilitas, dan lainnya) dan nilai fungsional/bisnisnya (mis: cakupan penggunaan, kemampuan untuk bisa digunakan berulangkali, tingkat kritisnya, kelengkapan, kemudahan penggunaan, stabilitas, biaya, dan ketergantungannya). Pengukuran dan analisa dari IT asset portfolio sedikit banyaknya berasal dari pembobotan terhadap kriteria-kriteria ini. Pembobotan bisa saja berbeda untuk pengguna yang berbeda, industri yang berbeda, dan tingkat kematangan dari daur hidup aplikasi tersebut. Bergantung pada kondisi teknisnya (tinggi vs rendah) dan nilai bisnis yang dihadirkannya (tinggi vs rendah), Gambar 2 pada lampiran. akan memudahkan pengambilan keputusan untuk tetap mempertahankan aplikasi yang ada, merekayasa lagi, mempensiunkan, atau melakukan peralihan ke aplikasi lain.

Dari ketiga portfolio, IT asset portfolio biasanya menghadirkan pengeluaran yang paling besar. Perusahaan-perusahaan harus menempuh jalan yang cukup panjang untuk bisa memetakan aset IT mereka secara utuh dan mengembangkan suatu pandangan yang menyeluruh mengenai proses bisnis, batasan-batasan, ketergantungan yang ada, nilai, TCO, metrik, dan resiko-resiko yang berkaitan dengan aset-aset ini. Analisa ini memberikan umpan balik yang penting kepada project portfolio dan digunakan sebagai dasar untuk mengkonsolidasi atau merampingkan, mempensiunkan, membungkus, mengoutsource, mengupgrade, atau mengganti aset.

Pengelolaan IT portfolio yang menggunakan IT discovery portfolio, IT project portfolio, dan IT asset portfolio digambarkan pada Gambar 3 pada lampiran. Gambar ini hanyalah sebagai ilustrasi belaka, dan kita bisa melihat pada gambar tersebut setiap subportfolio IT digambarkan secara berurutan, dimana dalam kehidupan nyata banyak proses-proses ini bisa terjadi tanpa berurutan, tanpa bersamaan, dan bisa saja tidak bertautan.

Fokus Portfolio IT Pada Orang
Salah satu elemen kritikal dari manajemen portfolio IT yang seringkali dianggap remeh ialah aspek kultural dan orang. Riset menunjukkan bahwa meskipun metrik finansial dan operasional sangat penting, tetapi sikap, persepsi, dan penakaran dari kustomer, karyawan, suplier, regulator, dan pemegang saham adalah faktor pembeda yang bisa membuat perbedaan besar antara perusahaan dengan kinerja yang tinggi dan rendah.

Manajemen Portfolio IT berhadapan dengan manajemen lintas fungsional dan banyak pengguna akhir, menyediakan informasi dan data ke beberapa stakeholder untuk mengetahui prioritas pembelian karena dana investasi yang terbatas, alokasi sumber daya, dan rencana ke depannya.Riset menunjukkan bahwa produktivitas individual meningkat jika pekerjaan secara proaktif terstruktur di sekeliling hasil yang diinginkan. Resistansi terhadap pengadopsian manajemen portfolio IT di dalam unit bisnis dan divisi yang telah terbiasa dengan operasional yang sendiri-sendiri bukannya hal yang jarang. Biasanya orang menolak perubahan, dan manajemen portfolio IT di banyak perusahaan dan karyawannya meliputi terciptanya banyak perubahan terhadap status quo yang ada.

Saat ini banyak unit bisnis berhadapan dengan kebutuhan jangka kini milik para kustomer tanpa harus menggunakan manajemen portfolio IT untuk pengambilan keputusan mereka. meskipun keputusan operasional dan ukuran-ukuran harus disimpan secara lokal terkait dengan unit bisnis, keputusan strategis dan keterkaitan dengan pengukuran kinerja kunci harus tersentralisasi demi menciptakan arsitektur perusahaan yang ideal. Salah satu cara yang efektif dalam mengubah kebiasaan ialah dengan menghadirkan metrik yang jelas., mengkaitkan tujuan strategis dari kinerja dengan insentif berdasarkan perilaku yang diharapkan dan penyesuaian yang positif untuk mencapai kinerja dan tujuan.

Pengukuran terhadap kinerja kunci harus didefiniskan dengan baik, dikomunikasikan dengan baik, dan diperkuat. Pengukuran harus tertaut dengan standar kinerja, direview secara berkala, dan berkaitan erat dengan sistem reward dan rekognisi. Tanpa adanya hal ini, perubahan akan sulit untuk tercapai.


PENUTUP
Seperti yang telah dibahas pada bagian sebelumnya, IT dapat menciptakan dampak yang signifikan terhadap kualitas servis dan solusi dan kinerja suatu perusahaan. Investasi IT yang dikelola secara efisien dan efektif dan memenuhi kebutuhan bisnis dan misi perusahaan dapat menciptakan pemasukan baru, membangun keunggulan kompetitif yang penting, meningkatkan produktivitas dan kinerja, dan mengurangi biaya-biaya. Tetapi sebaliknya, investasi IT yang buruk dan tidak selaras dengan kepentingan perusahaan dapat menengelamkan perusahaan itu pula.
Invetsasi IT juga semakin hari emmakan porsi yang semakin besar dari belanja total perusahaan. Investasi ini tentunya diharapkan memberikan nilai bisnis yang dijanjikannya, dan untuk bisa mencapai hal tersebut, maka investasi tersebut haruslah dilakukan dengan keselarasan dengan strategi dan tujuan bisnis korporat.
Manajemen portfolio IT ialah sebuah alat yang dapat mendukung perusahaan dalam menciptakan perbaikan yang disiplin dan mendorong konsistensi, keterulangan, dan akuntabilitas. Riset juga menunjukkan bahwa perusahaan yang bisa menerapkan manajemen portfolio IT dengan baik dan benar biasanya menjadi pemimpin di industri mereka.Dengan manajemen portfolio IT, perusahaan bisa dengan tepat merencanakan, menjalankan, dan mengevaluasi investasi IT mereka, dan investasi tersebut bisa memberikan nilai bisnis yang diinginkan selaras dengan strategi bisnis korporat.


DAFTAR PUSTAKA

[1] Maizlish, Bryan., Handler, Robert, 2005, “IT Portfolio Management Step-By-Step : Unlocking The Business Value Of Technology”, John Wiley & Sons, Inc.

[2] Ward, John, Peppard, Joe, 2002, “Strategic Planning For Information Systems 3ed”, John Wiley & Sons, Inc.

LAMPIRAN


Gambar 1. Manajemen portfolio IT


Gambar 2. Analisa dari Investasi IT




Gambar 3. Proses dari manajemen portfolio IT

Tidak ada komentar:

Posting Komentar